ORGANIZING, ACTUATING AND CONTROLLING
DEFINISI
PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)
Definisi pengorganisasian menurut para ahli :
- Menurut
Stoner dalam bukunya Dasar-dasar Organisasi, pengorganisasian adalah suatu
pola hubungan-hubungan yang melalui orang-orang dibawah pengarahan manajer
mengejar tujuan bersama.
- Dalam
Ensiklopedia Indonesia, jakarta 1990, Pengorganisasian ialah kerjasama
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
- Menurut
Vivit Ardyansah dalam bukunya Kumpulan Artikel, pengorganisasian merupakan
fungsi kedua dalam manajemen.
- Pengorganisasian
adalah bentuk sebuah perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
- Menurut
Source dan Riselainer dalam bukunya Kamus Kata, pengorganisasian yakni
sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan
tujuan-tujuan tertentu.
- Menurut
Siagian (1983), pengorganisasian adalah keseluruhan pengelompokan
orang-orang, alat-alat, tugas, kewenangan dan tanggung jawab dalam
sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat di gerakkan
sebagai suatu kegiatan kesatuan yang telah ditetapkan.
- Menurut T.
Hani Handoko dalam Kamus Kata bahasa Indonesia, pengorganisasian adalah
sesuatu yang di gambarkan sebagai sesuatu yang tersentralisasi dan berisi
tugas-tugas yang sangat terspesialisasikan.
- Dalam kamus
lengkap bahasa indonesia, pengorganisasian merupakan kegiatan merancang
dan merumuskan struktur.
STRUKTUR
ORGANISASI
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan
hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau
perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.
Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan
antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi
dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan
wewenang siapa melapor kepada siapa.
STRUKTUR
FORMAL
Organisasi Formal merupakan sistem tugas,
hubungan wewenang,tanggung jawab, dan pertanggung jawaban yang dirancang oleh
manajer agar pekerjaan dapat dilakukan. Struktur formal ini dibuat untuk
meliputi pekerjaan yang harus dilakukan, dan memberikan suatu kerangka bagi
perilaku pekerjaan. Organisasi formal menawarkan bidang- bidang tetap (relatif)
yang masing –masing orang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri.
Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi.
Sedangkan organisasi informal tidak. Beberapa faktor yang harus diperhatikan
dalam menyusun struktur organisasi formal adalah:
1. Wewenang
2. Tanggung jawab
3. Pertanggung jawaban
4. Delegasi
5. Koordinasi
STRUKTUR
INFORMAL
Organisasi informal selalu ada dalam setiap
organisasi; keberadaanya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan
hubungan-hubungan baik menyangkut bidang pekerjaan maupun tidak. Oragnisasi
informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak
dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal. Organisasi informal terjadi
dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia, dan orang akan selalu
berinteraksi serta membentuk keakraban. Para manajer sering menghendaki untuk
menjauhkan organisasi informal. Organisasi informal tidak selalu menyebabkan
jeleknya pelaksanaan kerja. Kadang-kadang organisasi informal justru merupakan
cara terbaik untuk memberi informasi yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas.
MANFAAT DAN
KERUGIAN STRUKTUR FUNGSIONAL DAN STRUKTUR DIVISIONAL
Manfaat
Struktur Fungisional
1. Mempergunakan sumberdaya khusus secara efisien
2. Supervisi dapat dilakukan lebihh mudah
3. Mengembangkan keahliann fungsional
4. Mudah memobilisasi ketrampilan khusus
5. Memelihara kendali terpusat atas keputusan
strategis
6. Berkaitan erat dengan strategi melalui kegiatan
kunci sebagai unit terpisah
Kerugian
Struktur Fungisional
1. Respon organisasi terhadap perubahan kondisi
lingkungan lambat
2. Koordinasi antar bagian atau fungsi tidak
terlalu baik
3. Inovasi terbatas
4. Pandangan terhadap sasaran agak terbatas,
anggota organisasi cenderung hanya memperhatikan
5. Sulit untuk menentukan mana yang harus
bertanggungjawab
6. Sulit untuk menilai prestasi kerja
7. Mengandung potensi yang kuat untuk terjadinya
konflik antarfungsi
Manfaat
Struktur Divisional
1. Perkerjaan keseluruhan lebih mudah
dikoordinasikan prestasi kerja tinggi dapat dipertahankan,
2. Keputusan lebih cepat,
3. Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja,
4. Pengembangan dan strategi dekat dengan
lingkungan,
5. Memberikan landasan pelatihan bagi para majer
strategis
6. Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan
cepat terhadap perubahan,
7. Spesialisasi fungsional masih terpelihara pada
masing-masaing divisi.
Kerugian
Struktur Divisional
1. Menambah biaya karena adanya duplikasi
karyawan, operasi, dan investasi
2. Kompetisi disfungsional antardivisi bisa
mengurangi kinerja perusahaan secara keseluruhan
3. Kesulitan dalam mempertahankan citra
perusahaan
4. Terlalu menekankan pada kinerja jangka pendek
DEFINISI
ACTUATING
Actuating, dalam bahasa Indonesia artinya adalah
menggerakkan. Maksudnya, suatu tindakan untuk mengupayakan agar semua anggota
kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan tujuan organisasi. Jadi,
actuating bertujuan untuk
menggerakkan orang agar mau bekerja dengan sendirinya dan penuh dengan
kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif
dan efisien. Dalam hal ini dibutuhkan kepemimpinan (leadership) yang baik.
Actuating merupakan upaya untuk merealisasikan suatu
rencana. Dengan berbagai arahan dengan motivasi setiap karyawan untuk
melaksanakan kegiatan dalam organisasi, yang sesuai dengan peran, tugas dan
tanggung jawab. Maka dari itu actuating tidak
lepas dari peranan kemampuan leadership.
DEFINISI
MENGENDALIKAN (CONTROLLING)
Controlling, memastikan bahwa kinerja sesuai dengan
rencana. Hal ini membandingkan antara kinerja aktual dengan standar yang telah
ditentukan. Jika terjadi perbedaan yang signifikan anatara kinerja aktual dan
yang diharapkan, manajer harus mengambil tindakan yang sifatnya mengoreksi. Misalnya
meningkatkan periklanan untuk meningkatkan penjualan.
LANGKAH-LANGKAH
DALAM CONTROL
Dalam proses pengendalian (kontrol) dibutuhkan
langkah-langkah seperti berikut ini :
- Menentukan
standar-standar yang akan digunakan menjadi dasar pengendalian.
- Mengukur
pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.
- Membandingkan
pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan bila
ada.
- Melakukan
tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan
sesuai dengan rencana.
- Tipe-Tipe
Kontrol
TIPE-TIPE
KONTROL
Ada 4 tipe kontrol dalam pengendalian
manajemen, yaitu :
1. Pengendalian dari
dalam organisasi (kontrol internal)
Adalah
pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk
dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian
ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan
untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan.
Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil
pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control),
misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat
departemen.
2. Pengendalian luar
organisasi (kontrol eksternal)
Adalah
pengendalian yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengendalian dari luar organisasi
terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain
itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu
organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya.
Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.
3. Pengendalian
preventif
Pengendalian
preventif adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan.
Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya
kekeliruan/kesalahan.
4. Pengendalian
represif
Pengendalian
represif adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan
pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin
kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang
telah direncanakan (dalam pengendalian anggaran disebut post- audit).
CONTROL
PROSES MANAJEMEN
Dalam proses pengendalian manajemen yang baik
sebaiknya formal, akan tetapi sifat pengendalian informal pun masih banyak
digunakan untuk proses manajemen. Pengendalian manajemen formal merupakan
tahap-tahap yang saling berkaitan antara satu dengan lain, terdiri dari proses:
1. Pemrograman (Programming)
Dalam
tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan
memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah
ditentukan.
2. Penganggaran (Budgeting)
Pada
tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam
satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini
berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.
3. Operasi dan Akuntansi (Operating and
Accounting)
Pada
tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan
dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut
digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat
tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk
pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan
pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.
4. Laporan dan Analisis (Reporting and
Analysis)
Tahap ini
paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen
agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.
REFERENSI
Komentar
Posting Komentar